Sommer, Sonne und Umsatz – Behalten Sie bei der Kalkulation einen kühlen Kopf.

Laue Sommerabende können bezaubernd schön sein. Während die Beine im glitzernden Wasser baumeln und die Gespräche mit der Freundin so lustig wie immer sind, genießt man neben der Sonne genüsslich einen frisch gemixten Earl-Grey-Gin und sendet einen stillen Dank an den Bartender. Gut gemachte Cocktails und Longdrinks gehören zu einem entspannten Abend in der warmen Jahreszeit genauso dazu wie Sonnenbrille und Flip-Flops. Die Königsdisziplin an der Bar, die in süßen, bitteren, fruchtigen oder sahnigen Varianten angeboten wird, ist mittlerweile nahezu auf jeder Getränkekarte zu finden, egal ob in der Strandbar, der Kneipe nebenan oder in der Sterne-Gastronomie. Dabei sollte der Gastronom aber nicht nur das Geschmackserlebnis der Gäste im Blick haben, sondern auch die Wirtschaftlichkeit der Drinks. Denn nur mit der richtigen Kalkulation wird die Sommersaison mit den erfrischenden Getränken auch zu Ihrem Erfolg. Wir geben Ihnen 5 Tipps an die Hand, wie Sie Ihre Cocktails und Longdrinks rentabel kalkulieren können.

#1 | Planen Sie alle Faktoren der Kalkulation mit ein – und starten Sie mit dem Wareneinsatz

Bei der Kalkulation spielen viele Faktoren eine Rolle: Waren-, Personal- und Raumkosten müssen bedacht, aber auch die Mehrwert-/Umsatzsteuer und der Gewinn mit eingeplant werden. Im Vorfeld sollten Sie sich mit all diesen finanziellen Aspekten auseinandersetzen und diese mit in die Rechnung einbeziehen – nur so verhelfen Sie Ihrer Gastronomie zum Erfolg. Ganz wichtig ist die Berechnung der Wareneinsatzquote. Wer seinen Wareneinsatz nicht kennt, hat Schwierigkeiten, den Überblick über seine Zahlen zu behalten. Denn damit beginnt jede Kalkulation.

Für die Berechnung sollten Sie sich die Einkaufspreise Ihrer Zutaten genau anschauen. Zerlegen Sie Ihre Cocktails und Longdrinks in die einzelnen Komponenten und hinterlegen Sie diese mit Zahlen. Bei einem klassischen Longdrink rechnet Carsten Schröder beispielsweise mit einem Wareneinsatz von ungefähr 1,80 Euro, darin enthalten sind 4 cl der jeweiligen Spirituose sowie je nach Getränk Filler, Limette, Eis und Strohhalm. Am Beispiel Gin Tonic würde die Rechnung so aussehen:

Beispiel:

Spirituose Gin (25 Euro pro 0,7l), 4 cl pro Getränk= 1,50 Euro
+ Filler Tonic (1,50 Euro pro Liter), 16 cl pro Filling = 17 Cent pro Getränk
+ pauschal 10 Cent für Limette, Eis und Strohhalm

= Wareneinsatz 1,77 Euro
x Faktor 4 oder 5

= 7,08 bzw. 8,85 Euro
+ individueller Aufschlag

= Endpreis

Wenn Sie die Aufwendungen für das Getränk nun mit dem dafür üblichen Faktor 4 oder 5 multiplizieren, erhalten Sie einen 75%- bzw. 80%-igen Gewinn. Um auch die weiteren Faktoren wie Gemein- und Personalkosten im Blick zu behalten, beziehen Sie am besten Ihren Steuerberater beim Thema Kalkulation mit ein. Dabei gilt die Grundregel: Die gesamten Raumkosten sollten nicht mehr als 15 Prozent des Netto-Umsatzes betragen, bei den Personalkosten spricht man von einer kritischen Grenze bei 35 Prozent. “Wenn die Kosten darüber liegen, geht die Gewinnmarge herunter”, sagt Carsten Schröder. Das Ziel, mindestens 20 % Netto-Gewinn-Marge zu erreichen, sollten Sie nicht aus dem Auge verlieren.

#2 | Holen Sie sich digitale Unterstützung ins Boot – und sparen Sie so wertvolle Zeit ein

Ihnen schwirrt schon der Kopf bei dem ganzen Zahlenwirrwarr? Keine Angst, Unterstützung bei der Kalkulation erhalten Sie von der Software von gastronovi. Mit dem Modul Kalkulation können Sie alle Speisen und Getränke schnell und bequem individuell kalkulieren. Dank Ihrer individuell einstellbaren Vorgaben der Wareneinsatz- und Deckungsbeitragsquote schlägt Ihnen die Software zudem automatisch den optimalen Verkaufspreis vor. Dabei können Sie die Einkaufspreise händisch eingeben, importieren (z.B. als Excel-Datei) oder in Kombination mit dem gastronovi Einkaufssystem und direkter Anbindung an Ihren Lieferanten automatisch übernehmen lassen. So sparen Sie wertvolle Zeit ein! Tobias Hartmann, Geschäftsführer des Restaurants Weingarten im Chiemgau, ist großer Fan des Kalkulationsmoduls von gastronovi. Wie so viele Gastronomen hat er in der Vergangenheit aufwendig mit zahlreichen Excel-Dateien gearbeitet und agiert seit dem Einsatz der Software viel schneller und effektiver. Der Geschäftsführer hat alle Zutaten und Rezepte in der Software eingepflegt und dank des Kalkulationsmoduls seinen Wareneinsatz für jedes Produkt stets im Blick. Zusätzlich kann er sich von der Software einen sinnvollen Verkaufspreis vorschlagen lassen.

Ein weiterer Vorteil der Kalkulationssoftware: Ein firmeneigenes Rezeptbuch wird automatisch erstellt und kann auf Wunsch als pdf-Datei heruntergeladen werden. In diesem können die Zutaten, Zubereitung und Präsentation aller Drinks nachgelesen werden. So können den Gästen die Getränke jederzeit zur gleichbleibenden Qualität angeboten werden, ganz gleich, ob der Barmann oder seine Urlaubsvertretung hinter dem Tresen steht.

#3 | Schauen Sie sich bei Ihren Mitbewerbern um – und bieten Sie dem Gast einen Mehrwert

“Wie viel ist der Gast bereit zu zahlen?” Diese Frage sollten Sie vor Aufstellen der Kalkulation unbedingt beantworten können. Denn die Einschätzung der Zielgruppe ist wichtig, um bei den Preisen richtig zu liegen und die Gäste in den Laden zu ziehen. In Berlin Mitte sind die Kunden beispielsweise gerne bereit, mehr für einen Cocktail auszugeben als die Bremer – und müssen es auch, da die Betriebskosten dort höher anzusetzen sind. Dabei ist es wichtig, sich auch bei der Konkurrenz umzuschauen. Was kostet ein Longdrink bei einem vergleichbaren Konzept in der Nähe? Zudem sollten Sie auch die Imagefrage beantworten. Wie möchten Sie sich positionieren und von Ihren Gästen wahrgenommen werden? Was ist Ihr Konzept und Ihre Philosophie? Eine Nobel-Bar kann natürlich viel mehr für ein Getränk verlangen als ein einfaches Gasthaus. Das gilt auch bei einer Gastronomie in einem hochpreisigen Umfeld.

#4 | Bieten Sie neben Cocktails auch Longdrinks an – und haben Sie die Preisänderungen Ihrer Lieferanten stets im Blick

Ein weiterer Vorteil der Software: Dank des Single-Source-Prinzips müssen Sie Ihre Daten nur einmal zentral im System einpflegen und können sie an mehreren Stellen übernehmen. So können Sie beispielsweise einen großen Rezept-Pool anlegen und die einmal kalkulierten Cocktail-Rezepte für weitere Variationen verwenden. So zaubern Sie aus einem Caipirinha ganz einfach eine alkoholfreie Alternative. In der Software ist die zweite Variante mit nur wenigen Klicks angelegt. Und wenn sich der Preis für den Gin ändert, werden alle Kalkulationen der Drinks, die diese Spirituose enthalten, automatisch geändert und angezeigt. So können Sie sofort sehen, ob Sie auch nach einer Preiserhöhung Ihres Lieferanten weiterhin profitabel arbeiten.

#5 | Schauen Sie regelmäßig in Ihre Zahlen – und haben Sie alles unter Kontrolle, selbst wenn Sie nicht vor Ort sind

Wie läuft der Gin-Wermut-Campari-Aperitif Negroni, den Sie neu auf die Karte genommen haben? Wie kommt die Cocktail-Happy Hour an? Welche Drinks werden von den Gästen nicht so gerne bestellt? Welche Cocktails laufen in den kalten Monaten am besten und welche in den heißen? Überprüfen Sie regelmäßig, wie Ihre Getränkekarte bei Ihren Gästen ankommt, aber auch ob Umsatz und Auslastung Ihrer Gastronomie stimmen. Mit dem ausführlichen Statistikteil von gastronovi haben Sie Ihre Zahlen immer im Blick – und das mit wenigen Klicks. Im gastronovi Cockpit können Sie sich zudem individuelle Dashboards erstellen lassen, mithilfe deren grafischer Darstellung Sie die Umsätze rasch interpretieren können. Dabei liegen diese in Echtzeit vor. Wie hoch ist der Umsatz im Vergleich zum Vormonat? Wie hat er sich über die Zeit verteilt? Und mit welchen Positionen wurde er erzielt? Reagieren Sie so umgehend, wenn ein Cocktail nicht gut ankommen sollte oder der Umsatz nicht stimmt.

Carsten Schröder, der gastronovi in seiner Bar einsetzt, ist so begeistert von der Software, dass er diese auch anderen Gastronomen zugänglich machen will und im Vertrieb von gastronovi mitwirkt. Dabei kann der Bar-Inhaber die Daten dank der Cloud basierten Software von überall aus in Echtzeit einsehen und weiß auch dann, wie seine Gastronomie läuft, wenn er selbst nicht in Berlin ist.

www.gastronovi.com