7 Tipps, worauf Sie bei der Anschaffung eines Kassensystems achten sollten.

Die Kasse ist das Herzstück einer jeden erfolgreichen Gastronomie. Mit einer guten Kassensoftware können Sie Zeit sparen, effizienter arbeiten, mehr erwirtschaften und gehen dabei immer finanzamtkonform vor. Vor der Anschaffung eines Kassensystems sollten Sie daher gut überlegen, welches für Sie infrage kommt. Denn die Auswahl ist riesig, der Markt unübersichtlich. Welche Dinge müssen Sie bei der Auswahl bedenken? Welche Fragen sollten Sie dem Anbieter stellen? Mit unseren sieben Tipps verschaffen wir Ihnen einen guten Überblick – und Sie finden die Kasse, die zu Ihnen passt…

1. Verkaufsförderung und intelligente Funktionen
Eine Kasse dient heutzutage längst nicht mehr nur der Abrechnung des Gastes. Vielmehr kann sie als effektives Tool zur Umsatzsteigerung beitragen, wenn sie über smarte Zusatzfunktionen zur Verkaufsförderung und Beratung des Gastes verfügt wie geführte Bestellabfragen, Zwänge sowie sämtliche Informationen wie Allergene, Zusatzstoffe und den aktuellen Rezeptbestand in der Kasse für die optimale Gästeberatung.

2. Einfache Bedienbarkeit und Pflege
Kann der Gastronom seine Artikel in der Kasse eigenständig und schnell pflegen, spart das nicht nur viel Zeit, sondern auch Kosten für mögliche Dienstleistungen. Eine intuitive Bedienung erleichtert zudem die Einarbeitung für Sie und Ihre Mitarbeiter. Dies ist gerade bei der hohen Fluktuation und der fehlenden Zeit für eine intensive, lange Einarbeitung in der Gastronomie sehr wichtig. Neue und unerfahrene Mitarbeiter erlernen den Umgang mit der Kasse in kürzerer Zeit und sind schneller einsatzfähig.

3. Mögliche Folgekosten beachten und prüfen
Ein niedriger Einstiegspreis ist oft verlockend, doch nach Vertragsabschluss können zahlreiche versteckte Folgekosten auf den Gastronomen lauern. Achten Sie daher auf mögliche Zusatzkosten für Softwareupdates, Wartung, Buchhaltung, Datenarchivierung, Backups oder IT-Infrastrukturen, aufwändige Personalschulungen und Konfigurations-/Individualisierungsaufwände durch externe Dienstleister. Machen Sie sich am besten vorab eine Frageliste für die Anfrage und vergleichen Sie mehrere Angebote.

4. Finanzamtkonformität
Um bei einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau auf der sicheren Seite zu sein und kostspielige Schätzung durch das Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie bei der Anschaffung eines Kassensystems selbstverständlich auf die Finanzamtkonformität (GoBD, GDPdU, RKSV…) achten mit den erforderlichen Exportmöglichkeiten wie z.B. zu DATEV. Bedenken Sie bei dem Thema auch langfristige Entwicklungen: Ihre ausgewählte Kasse sollte zukünftige Anforderungen des Finanzamtes, wie sie z.B. 2020 (in Deutschland) bevorstehen, mit wenig Aufwand und Kosten umsetzen können.

5. Zukunftsfähigkeit und Skalierbarkeit
Ihr Betrieb wächst und entwickelt sich stetig weiter. Das sollte Ihr ausgewähltes Kassensystem auch tun und mit Ihren Anforderungen mitwachsen. Egal, ob Sie weitere Standorte eröffnen oder Ihr Konzept zusätzliche Funktionen erfordert wie z.B. ein Reservierungsmanagement, eine professionelle Warenwirtschaft etc. – ein zukunftsfähiges System sollte flexibel über eigene Lösungen oder Schnittstellen erweiterbar zu einem voll integrierten Komplettsystem aus einem Guss mit einheitlichen Bedienkonzept sein. Vermeiden Sie Insellösungen, die nicht nur umständlich im Datenaustausch sind, sondern auch viel Zeit in der Einarbeitung der unterschiedlichen Handhabungen und im Kontaktieren unterschiedlicher Ansprechpartner bedürfen.

6. Transparenz und Kontrolle
Wer seine Kennzahlen im Betrieb im Blick hat, kann seine Gastronomie optimal auf Kurs bringen. Moderne Kassenlösungen unterstützen Restaurantbetreiber bei der Auswertung der wichtigsten Kennzahlen in nur wenigen Minuten. Achten Sie bei der Wahl des Kassensystems also auf umfangreiche Auswertungs- und Analysemöglichkeiten – idealerweise mit zentraler Auswertung für alle Ihre Gastronomiebereiche und in Echtzeit.

7. Robuste und individuelle Hardware
Ob mobil, stationär im Außeneinsatz (in den Bergen und im Winter) oder als Küchenmonitor in der Hitze der Küche: Eine Kasse muss viel aushalten können und sollte daher mit robuster und langlebiger Hardware einsetzbar sein. Wählen Sie ein Kassensystem, das auch Ihre Wunsch-Hardware unterstützt. Je kompatibler, desto flexibler und freier sind Sie bei der Auswahl der passenden Ausstattung für Ihr Konzept. Weitere Vorteile: Sie sind nicht von einem Geräteanbieter abhängig oder sind eingeschränkt, was die Bildschirmgröße oder andere Merkmale anbelangt und können jederzeit bei Bedarf frei wählen, was Sie kaufen, erweitern usw. möchten.

Weitere Informationen: www.gastronovi.com