Mit der neuen Software der SoftTec GmbH können Hoteliers Kosten und Zeit im Hotelbetrieb sparen und den Check-In mit der digitalen Datenerfassung optimieren.

Der digitale Meldeschein ist ein wichtiger Schritt hin zur weiteren Digitalisierung des deutschen Hotelgewerbes. Mit IDeFIX, eine weitere Entwicklung des Software-Unternehmens aus Sonthofen, können die von den Hotelgästen erfassten Daten, ohne doppelte oder manuelle Eingabe durch das Personal, einfach und direkt in die Hotelsoftware importiert werden.

„Das spart nicht nur Zeit, reduziert Fehler in der Übertragung und vereinfacht Gästen und Personal den Check-In, sondern schont gleichzeitig die Umwelt und spart enorme Kosten", erklärt Oliver Anschütz, Geschäftsführer der SoftTec GmbH. „IDeFIX kostet nur 29 Euro im Monat. Größere Häuser können mit dem Tool bis zu 3.000 Euro pro Monat sparen – Zum Beispiel bei Personalaufwand, Papier-, Druckertoner- und Stromverbrauch sowie Lagerkosten.“, so Anschütz weiter.

Die Idee dahinter ist denkbar einfach. Der digitale Meldeschein wird automatisch von IDeFIX generiert, vorausgefüllte Gästedaten müssen nur noch digital vom Hotelgast selbst vervollständigt werden. Auch eine separate Rechnungsadresse, vor allem bei Geschäftsreisenden, wird in diesem Schritt mit erfasst. Außerdem können Mitreisende pro Zimmer in einem Meldeschein ergänzt werden. All diese Daten werden direkt und automatisch in die hotline Hotelsoftware übertragen. Eine doppelte und manuelle Datenpflege entfällt somit komplett. Ein weiterer Vorteil: Der digitale Meldeschein kann bereits vor Anreise an die Gäste per E-Mail verschickt werden. Das sorgt am Tag der Anreise dafür, dass der Check-In schneller und reibungsloser abgewickelt werden kann. Der digitale Meldeschein ist einfach zu bedienen, voll responsiv und kann von allen Endgeräten, wie Smartphone oder Tablet, aufgerufen werden. Sollte es an der Rezeption am Anreisetag doch mal etwas eng werden, gibt es auch hierfür eine Lösung. Vor Ort können die Gäste den digitalen Meldeschein an hoteleigenen Geräten (z.B. Tablets oder All-in-One´s), als auch am eigenen Endgerät über QR-Codes aufrufen und ausfüllen – Dadurch können mehrere Gäste gleichzeitig erfasst und die Daten importiert werden.

IDeFIX ist in kürzester Zeit eingerichtet. Außerdem lässt sich das Design des digitalen Meldescheins, wie Logo, Bilder und Farben, individuell anpassen. Selbstverständlich können dort auch die Texte verändert werden und unterschiedliche Ansprachen für die Datenerfassung vor- oder am Anreisetag beinhalten. Weitere Infos findet man unter www.hotelmeldeschein.de

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