Hotels in Österreich bereiten sich aktuell auf die Sommersaison vor. Um ihren Gästen einen größtmöglichen Komfort zu bieten, möchten daher einige Unterkünfte auch ihre Kommunikation auf den aktuellen Stand bringen. Das noch oft verwendete klassische Zimmertelefon erachten viele Gäste dabei als Mindeststandard. Mit einer modernen und effizienteren Lösung können sich Hotels jedoch vor Beginn des Sommers entscheidende Wettbewerbsvorteile verschaffen. Vodia entwickelt individuelle Kommunikationssysteme für Betriebe, von der sowohl Personal als auch Gäste profitieren. CEO Dr. Christian Stredicke erklärt, wie intelligent vernetzte Systeme, App-Steuerung und KI-Integration für mehr Effizienz und Komfort sorgen. Er skizziert anhand eines Wiener Hotels, wie der Umstieg auf moderne Lösungen auch bei laufendem Betrieb gelingt.

^{© Vodia}

Die bevorstehende Sommersaison steht vor der Tür und die österreichischen Hotels bereiten sich intensiv auf die Ankunft ihrer Gäste vor. Dem Ruefa Reisekompass zufolge sind die Österreicher auch heuer wieder bereit, für ihren Urlaub mehr Geld auszugeben^[1], wobei hochwertige Hotels und luxuriöse Erlebnisse im Trend liegen. Auch der Reiseveranstalter Dertour Austria beobachtet eine hohe Nachfrage nach Luxusreisen. Die Gäste sind nicht nur bereit, für Premium-Erlebnisse zu bezahlen, sondern stellen zugleich auch hohe Erwartungen an Service und Qualität. Vor allem in hochwertigen Häusern gehört demnach ein Zimmertelefon zur absoluten Basisausstattung. Doch mit einer modernen Kommunikationslösung können die Unterkünfte bei ihren Gästen punkten und sich einen Wettbewerbsvorteil erarbeiten, berichtet Dr. Christian Stredicke, CEO von Vodia: „Moderne Technologie gehört heute zum Anspruch der Gäste. Sie nutzen diese für ihre Kommunikation im Alltag und wünschen sich das auch für ihre Unterkunft.“ Das Unternehmen entwickelt individuelle Lösungen, um Kommunikationssysteme in Hotels anzupassen. Für Gäste vergrößert sich dadurch der Komfort, während der Betrieb von einfacheren und automatisierten Abläufen profitieren. „Wir haben in den letzten Jahren den Trend beobachtet, dass sich immer mehr Hotels im Zuge von Renovierungen auch eine smarte Lösung für ihre Kommunikationstechnologie wünschen“, berichtet Stredicke. Doch diese Umstellung bringt unterschiedliche Herausforderungen mit sich: „Entscheider in der Hotellerie sollten zunächst definieren, welche Veränderungen sie mit dem Einsatz der neuen Technologie erreichen wollen“, erklärt der CEO. Der Einsatz von VoIP-Technologie ist inzwischen Standard. Durch den gezielten Einsatz von KI können Prozesse automatisiert werden, dabei ist es wichtig zu verstehen, wo Gesprächsinhalte genau verarbeitet werden. Die Integration in bereits bestehende Systeme vereinfacht die Lösungen zudem für alle Beteiligten. Die richtige Verwendung von Kommunikationstechnologie zusammen mit KI kann dabei sowohl die Effizienz steigern, als auch das Gästeerlebnis verbessern.

^{Dr. Christian Stredicke, CEO Vodia © Vodia}

VoIP als Hebel für Gästezufriedenheit
Viele Hotels in Österreich wechseln im Zuge einer Renovierung ihrer Räumlichkeiten von herkömmlicher Telefonie zu VoIP-Lösungen und cloud-basierten Systemen. Der Grund liegt laut Stredicke vor allem in der Effizienz: „Ziel vieler Hotels ist es, ihren Gästen moderne Standards zu bieten – bei gleichzeitig wachsendem Fokus auf Kosteneffizienz.“ Doch um welche Funktionen geht es dabei genau? „VoIP-Systeme ermöglichen die Automatisierung verschiedener Dinge: Von einer Rufumleitung über automatische Sprachansagen bis hin zu einer Zimmertüröffnung“, erklärt Stredicke. Diese Prozesse durch VoIP zu automatisieren, spart den Mitarbeitern vor allem Zeit und Aufwand. Die Umstellung der alten Systeme auf moderne VoIP-Telefone dauert nur wenige Tage. Neue Abläufe werden anschließend in der Regel schnell zur Gewohnheit, erklärt der Vodia-Geschäftsführer: „Gespräche können ähnlich wie bei einem Mobiltelefon geführt werden. Spezielle Codes vor der eigentlichen Nummer und Leitungen sind Vergangenheit.“ Das Feedback, das Vodia von Unternehmen erhält, in denen moderne Kommunikationslösungen bereits eingesetzt werden, erklärt Stredicke so: „Einmal umgestellt, können sich viele kein altes System mehr vorstellen.“

Fokus auf Innovation und Sicherheit
Um Urlaubern und Business-Reisenden moderne Lösungen zur Verfügung zu stellen, braucht es nicht unbedingt zusätzliche Endgeräte wie Tablets in Hotelzimmern. „Gäste sind bei der Interaktion mit Hotelservices Apps von ihren Mobiltelefonen gewohnt“, erklärt der Geschäftsführer. Vodia hat dieses Feedback zum Anlass genommen und die Kommunikationslösung des Unternehmens in eine App integriert, die sowohl an festinstallierten Geräten in Hotelzimmern genutzt werden kann, als auch auf dem mobilen Endgerät der Gäste. So lassen sich neben Check-in und Check-out etwa auch die „Bitte-nicht-stören-Funktion“ aktivieren und das Licht sowie die Vorhänge in den Zimmern steuern. Zusätzlich dazu können sie über die App mit dem Hotelpersonal sprechen und externe Anrufe tätigen. „Dies bietet dem Gast mehr Kontrolle und Komfort“, analysiert Stredicke und sieht darin auch wesentliche Vorteile für Hotels: „Zusätzliche, und teils mit großer Wahrscheinlichkeit in die Jahre gekommene, Hardware wie klassische Telefone können dadurch auf Dauer ersetzt werden.“ Mit der steigenden Abhängigkeit von digitaler Kommunikation wächst aber auch die Sorge, ob der Datenschutz ausreichend ist. „Deshalb ist es entscheidend, dass Anbieter von Telefonsystemen ihre Verschlüsselungsprotokolle verbessern und robuste Sicherheitsmaßnahmen einsetzen, um die Sicherheit sensibler Gastdaten zu gewährleisten“, stellt Stredicke fest und betont, dass Vodia die entsprechenden Maßnahmen getroffen hat.

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Integration in bestehende Systeme als Schlüssel zum Erfolg
Die Herausforderung, mit der sich viele Hotels bei einem Wechsel konfrontiert sehen: Die Umstellung muss oft schnell erfolgen und darf den laufenden Betrieb nicht beeinträchtigen – insbesondere in stark ausgelasteten Häusern. Ein Beispiel ist die zentrale 3-Sterne-Unterkunft Hotel Pension Suzanne direkt bei der Wiener Staatsoper, bei welcher eine veraltete Telefonanlage im laufenden Betrieb innerhalb eines Tages auf eine moderne Vodia PBX-Lösung umgestellt wurde. Die analogen Telefone in den 28 Zimmern wurden durch WLAN-fähige Hoteltelefone ersetzt – ganz ohne neue Verkabelung. Ein weiteres Ziel vieler Unterkünfte liegt in der Integration moderner Telefonanlagen in bereits bestehende Hotel Management Software. „Das ist technisch manchmal noch mit Herausforderungen verbunden, bietet aber verschiedene Vorteile“, berichtet Stredicke. So können Aufgaben, wie Check-in und Check-out, Zimmerstatus-Updates und die Abrechnung automatisiert werden. „Für das Hotelpersonal bietet dies die Möglichkeit, dass die Zimmer als sauber und bereit für die Gäste übermittelt werden können“, beschreibt der CEO ein konkretes Fallbeispiel in der Hotellerie. Der Einsatz von KI in den Telefonsystemen hilft, das Beantworten häufiger Gastanfragen, das Verwalten von Reservierungen und das Anbieten personalisierter Services zu automatisieren. „Als Beispiel: KI-gestützte Sprachassistenten in den Zimmern bieten den Gästen Zugriff auf Hoteldienstleistungen, wie Wellness-Behandlungen oder Tischreservierungen“, erklärt Stredicke und fährt fort: „Das führt zu mehr Komfort und Kontrolle für den Gast.“ Abschließend fasst der Vodia-Geschäftsführer noch einmal zusammen: „Um den Ansprüchen von Gästen auch in Zukunft gerecht zu werden, bedarf es einer Investition in moderne Kommunikationslösungen. Diese steigern nicht nur die Effizienz, sie schaffen zugleich die Grundlage für Kosteneinsparungen durch den Wegfall veralteter Technik.“

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[1] verkehrsbuero.com/presse/presseinformation/ruefa-reisekompass-2025